Conteúdo para RH 18 de fevereiro de 2020 Imagem de seta

5w 2h: o que é e como aplicar na rotina da empresa

Foto de um rapaz escrevendo na lousa o 5w 2h

Você já ouviu falar no 5w 2h? Conheça esse método muito importante para a gestão da sua empresa!

Soluções é algo que toda empresa quer ouvir frente à um problema ou situação complicada. É impossível evitá-los, mas existem formas de diminuí-los e minimizá-los. Planejamento é a palavra-chave e a ferramenta 5w 2h é essencial para isto. Aqui, vamos te mostrar o porquê!

O que é 5w 2h?

O 5w 2h é uma estratégia usada em gestão para simplificar o planejamento de atividades, evitar problemas, encontrar soluções e avaliar novos projetos. Ou seja, pode ser utilizado de várias formas como um excelente plano de ação.

Ele é feito através de 7 perguntas que estão em inglês, por isso o nome. Os cinco W são What (o que?), Why (Por que?), Who (Quem?), When (Quando?) e Where (Onde?). Já os dois H são de How (Como?) e How Much (Quanto Custa?).

What (O que)?

Todo plano deve começar com o que é preciso ser feito. Nessa etapa é preciso ser claro e objetivo ao expor os motivos para tomada de ação. Por exemplo: reformar a sala de reuniões da nova filial; realizar treinamento para o setor de vendas e aumentar a produtividade.

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Why (Por que)?

Nessa etapa você deverá justificar por que é preciso tomar as ações descritas. O que motiva a empresa a realizá-las. Mostre onde a empresa está e onde deseja chegar.

Who (Quem)?

Todas as pessoas responsáveis pela execução do projeto entrarão nessa etapa. No caso de uma atividade com diversas etapas, é necessário especificar quem será responsável por cada etapa.

When (Quando)?

Todo projeto deve ter um prazo inicial e final. Nesse campo você deve determinar o prazo de cada etapa proposta e o prazo final do seu projeto. Tenha sempre em mente prazos reais e possíveis de realizar, levando em conta contratempos.

Where (Onde?)

Você poderá ter um ou mais locais, tudo irá depender do seu projeto. Para facilitar essa etapa algumas perguntas podem ser respondidas: para qual setor da minha empresa será direcionado o meu projeto? Se existe mais de uma filial, para qual delas irá valer o projeto?

Todos os setores e filiais que sofrerão impacto deverão entrar nessa etapa.

How (Como?)

Essa etapa irá exigir um maior detalhamento do que será feito, cada etapa necessita de uma descrição de como será feito. Todo o passo a passo deverá estar bem detalhado e organizado seguindo sua ordem cronológica.

How Much (Quanto custa?)

Esta é a última etapa e possui grande importância porque dirá com clareza se aquele projeto é viável ou não.

Nele será levantado todos os custos, desde contratação de funcionários (caso seja necessário) até a compra de material para sua execução.

Só após essa última etapa é possível realizar a distribuição das tarefas para cada área responsável pela sua execução.

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Mas o 5w 2h é mesmo necessário?

Se sua empresa sabe que o planejamento é essencial para o seu crescimento, então sim, ele é extremamente essencial para esse processo.

Um serviço em que um americano faz 15 minutos, um colaborador brasileiro leva 1 hora para executar a mesma tarefa. Por que? Porque a produtividade do Brasil é baixa. E os dois principais motivos são a falta de investimento em educação/capacitação e na infraestrutura/modernização.

Otimização dos processos gera aumento de produtividade.

O 5w 2h é um método usado justamente para preencher lacunas, principalmente para quem está vendo o projeto pela primeira vez ou entrando na equipe para resolver algum problema e precisa saber o que estava sendo feito para dar continuidade ou descobrir o problema.

Utilizar corretamente a metodologia irá trazer mais consistência nos processos internos da empresa, ajudando a otimizar tempo e tornando as atividades mais produtivas. Dessa forma é possível ter uma equipe em maior sintonia.


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