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O 5w 2h é um método muito prático e útil para entender e organizar as principais informações sobre um projeto e organizar sua execução. Quando utilizado corretamente, trata-se de um excelente apoio para a implementação de melhorias em qualquer área de uma empresa.
Neste artigo, você entenderá como funciona essa ferramenta de gestão, quais são seus benefícios e conhecerá algumas dicas importantes para explorar ao máximo seu potencial. Confira!
O que é o método 5W 2H?
O 5W 2H foi criado para simplificar o planejamento de atividades. Ele é feito por meio de 7 perguntas (as quais abordaremos com mais detalhes adiante):
– what (o que?);
– why (por que?);
– who (quem?);
– when (quando?);
– where (onde?);
– how (como?);
– how much (quanto custa?).
Não se sabe quem criou o 5W 2H, mas seu surgimento é vinculado ao famoso Toyotismo, o modelo de trabalho adotado pela montadora japonesa Toyota após o fim da 2ª Guerra Mundial.
Focado em promover a qualidade em todos os processos produtivos e eliminar desperdícios, o sistema se disseminou por toda a indústria japonesa, ajudando a torná-la uma das mais competitivas e produtivas do mundo.
O 5W 2H é considerado ideal para aplicação em microcenários, ou seja, quando é necessário elaborar um plano de ação com base nos resultados de uma análise ampla. O método facilita o detalhamento da atividade a ser executada, dando clareza aos envolvidos e distribuindo responsabilidades.
Além disso, ele é extremamente versátil e pode ser utilizado em conjunto com outras ferramentas de gestão, como a matriz SWOT, a matriz GUT e o diagrama de Ishikawa.
Por que aplicar o 5W 2H na sua empresa?
O maior benefício do 5W 2H é sua simplicidade. Ele ajuda a ordenar as ideias e ter uma visão geral do plano de ação antes de colocá-lo em prática. Dessa forma, fica mais fácil prever eventuais obstáculos a serem superados, o que contribui para economizar tempo e recursos financeiros.
Inclusive, a adoção do 5W 2H é muito útil para desenvolver uma cultura organizacional colaborativa, pois incentiva a comunicação entre as equipes e facilita a integração entre áreas distintas.
Quais são as 7 perguntas do 5W 2H?
Conforme mencionado anteriormente, o 5W 2H é composto por sete perguntas a serem respondidas na hora de estruturar o plano de ação. Contudo, muitos profissionais ficam em dúvida sobre o que deve ser considerado em cada uma delas. Veja o detalhamento:
1. What (O que?)
A primeira questão serve para definir o objetivo do plano de ação, ou seja, o ponto de partida para todas as outras perguntas. O ideal é que essa resposta contenha um número a ser alcançado.
Tomemos como exemplo uma situação em que a empresa sofre com a alta rotatividade de funcionários e gostaria de diminuir o turnover.
Nesse caso, em vez de descrever seu objetivo apenas como “reduzir o índice de turnover”, prefira algo como “reduzir o índice de turnover para 5% em 2023”. Esse parece ser um pequeno detalhe, mas evita que a descrição fique genérica e fornece uma meta clara a ser atingida em um prazo específico.
2. Why (Por que?)
Essa etapa é importante para reunir argumentos que justifiquem o plano de ação. Liste os motivos pelos quais vale a pena levar o projeto adiante. Se não houver boas justificativas, é sinal de que o plano deve ser postergado para um momento mais oportuno ou descartado de forma definitiva.
3. Where (Onde?)
Aqui temos a definição do local em que o projeto será desenvolvido, como uma das unidades da empresa ou um departamento específico. O tópico também pode ser utilizado para descrever onde serão realizadas as reuniões da equipe, caso faça sentido.
4. When (Quando?)
Todo projeto deve ter um prazo inicial e final. Tenha sempre em mente intervalos reais e possíveis de realizar, levando em conta contratempos.
5. Who (Quem?)
Todas as pessoas responsáveis pela execução do projeto entrarão nessa etapa. No caso de uma atividade com diversas fases, é necessário especificar quem cuidará de cada uma delas.
6. How (Como?)
Aqui teremos uma descrição resumida das etapas necessárias para a conclusão do projeto, ou seja, a sequência de atividades que devem ser cumpridas para alcançar o objetivo definido anteriormente. Envolva todos os responsáveis para assegurar que nada será esquecido.
7. How Much (Quanto custa?)
Esta é a última etapa e possui grande importância porque mostrará se o projeto é viável ou não. Devem ser levantados todos os custos relacionados à execução do plano. Se ainda não houver clareza sobre isso, comece determinando ao menos o orçamento disponível.
Como aplicar o 5W 2H na prática?
O 5W 2H é tão simples que pode ser elaborado em uma planilha, um quadro ou até mesmo em uma folha de papel. Contudo, algumas atitudes no momento da aplicação ajudam a tornar o processo mais rápido e efetivo:
Faça uma análise abrangente para definir seu objetivo
Como dissemos anteriormente, o 5W 2H funciona muito bem para atuação em microcenários. Isso significa que ele ajuda a montar e visualizar as derivações de um plano mais abrangente.
Portanto, antes de começar, é fundamental ter uma avaliação geral que permita definir prioridades, as quais serão a base para responder a primeira das sete perguntas do método: “O que queremos fazer?”.
Responda as questões com clareza e objetividade
Como a ideia é simplificar, não adianta inserir textos enormes que ninguém lerá. Quando possível, responda as perguntas com apenas uma frase — ou com uma pequena lista de tópicos, quando fizer sentido.
Permita que o time todo participe
Na hora de elaborar seu plano de ação, prefira uma plataforma que permita a participação de todos os integrantes. Pode ser, por exemplo, uma planilha compartilhada em que cada membro adiciona as informações pertinentes à sua parte da tarefa. O importante é valorizar e incentivar a comunicação interna.
Revise o plano de ação periodicamente
Dificilmente um plano de ação fica perfeito logo na primeira vez. Até mesmo as melhores ideias precisam ser revisadas de vez em quando, por isso, não se apegue à primeira versão e mantenha a mente sempre aberta para possíveis mudanças de rumo. Apenas atente-se ao fato de que alterações em uma parte do projeto podem afetar as demais.
Dê espaço para feedbacks
Após iniciar a execução do plano, é fundamental coletar feedbacks sobre o andamento das tarefas. Isso pode ser feito em reuniões semanais, quinzenais ou mensais — e que não precisam ser muito demoradas. O importante é que todos os envolvidos tenham a possibilidade de alertar sobre os empecilhos e pedir ajuda quando necessário.
Muitas vezes, os planos de ação elaborados com a ajuda do 5W 2H exigem algum tipo de capacitação específica, seja sobre o uso de novas ferramentas ou com a adaptação a processos que foram reformulados. Se essa é uma necessidade da sua empresa, veja como elaborar e aplicar treinamentos internos com mais eficiência.
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